sistem prosedur dan proses pelayanan barang di gudang pelabuhan (lini 1)

Dalam posting ini akan membahas mengenai sistem dan prosedur serta proses pelayanan barang yang dilakukan di gudang pelabuhan (gudang lini 1 )

dalam keiatan pelayanan barang di gudang hal yang terelbih dahulu harus diketahui adalah mengenai jenis, sifat, dan jumlah barang yang akan dilayani. Pada post selanjutnya akan dibahas mengenai barang atau muatan.

Baiklah ini adalah sistem dan prosedur serta proses pelayanan barang yang dilakukan di gudang pelabuhan (gudang lini 1 )

A.     PERENCANAAN KEGIATAN PELAYANAN BARANG

1.  Pengguna Jasa telah memiliki ikatan kerja sama dengan peerusahaan pengelola pelabuhan dalam hal ini PT Pelabuhan Indonesia (Persero) selanjutnya pengguna jasa menyerahkan surat permohonan inslag kepada petugas gudang untuk diplotkan posisi barang sesuai ketersediaan ruang didalam gudang.

2.      Petugas gudang merencanakan tempat (vak) sesuai ketersediaan ruang didalam gudang.

Perhitungan dasar dari persiapan ruang penumpukan adalah menentukan kemampuan daya pikul maksimum ruangan penumpukan yang tersedia (Holding Capacity).

Langkah yang perlu diketahui sebelum menghitung Holding Capacity :

a.       Mengetahui jumlah dan jenis barang yang akan dibongkar atau yang akan dimuat

b.      Menghitung Jumlah barang yang menggunakan angkutan langsung (truck lossing)

c.      Mengetahui jenis fasilitas penumpukan yang dibutuhkan untuk barang barang yang akan ditangani (jenis barang, jenis kemasan, lamanya waktu penumpukan, dan tindakan pengawasan yang diperlukan)

Setelah dapat diperkirakan ruang penumpukan yang akan digunakan berdasarkan factor-faktor tersebut di atas maka selanjutnya perlu dihitung holding capacity dari ruangan tersebut dengan mendahulukan terlebih dahulu factor-faktor yang mempengaruhi :

a.       The usable StorageArea atau luas lantai yang tersedia untuk ruang penumpukan tersebut.

Luas lantai keseluruhan – luas area yang tidak dapat digunakan untuk penumpukan

b.      The Stacking Height of Cargo atau batas maksimum ketinggian susunan barang yang dapat dicapai.

Bergantung pada kemampuan daya tahan lantai terhadap beban dan batas ketinggian dinding gudang (± 2 – 3 m )

 

c.       The Stowage Factor of The Cargo adalah ukuran untuk menentukan berapa banyak muatan (dalam kubik) yang dibutuhkan untuk mencapai berat muatan sebesar 1 ton.

d.      Shed Throughput (STP) / daya lalu gudang yaitu jumlah tonanase barang yang rata rata dapat ditampung untuk setiap m²  luas gudang selama jangka waktu tertentu (Ton/M²/Tahun)

STP = Jumlah barang yang melalui gudang : luas gudang efektif Luas gudang efektif rata rata sebesar 80% dari luas gudang

3.      Petugas gudang menyerahkan nomor vak sesuai ketersediaan ruang didalam gudang kepada pengguna jasa.

4.      Pengguna jasa menyerahkan nomor vak/rencana pengeplotan tersebut ke petugas perencanaan terminal sebagai dasar untuk dibuatkan SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) Penumpukan dan proses kegiatan ini dilakukan minimal H-3 sebelum kegiatan inslag/uinslag dimulai

5.      Pengguna jasa melakukan pembayaran dan pelunasan EPB dan segala keperluan keuangan

6.      Pengguna jasa menyelesaikan pembayaran dan pelunasan maka Divisi Keuangan mengeluarkan BPJK (Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhan)

7.      Pembayaran diselesaikan dan pengguna jasa memperoleh BPJK (Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhan) maka SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) diterbitkan oleh petugas perencanaan terminal dan diserahkan kepada pengguna jasa untuk bisa melakukan kegiatan.

B.     PROSES KEGIATAN RECEIVING dan DELIVERY

Receiving dan Delivery adalah kegiatan penerimaan dan penyerahan barang dari gudang/lapangan penumpukan barang daerah Lini I dan menyusun ke atas kendaraan truck dipintu gudang/lapangan penumpukan barang Lini I atau sebaliknya untuk seterusnya disampaikan kepada shipper/consigne.

1.      RECEIVING (PENERIMAAN BARANG)

a.        KEGIATAN RECEIVING MELALUI GUDANG

1)      Muatan dibawa masuk area pelabuhan

2)      Supir truck menyerahkan surat jalan dan memperlihatkan SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) Pemuatan kepada petugas gate-in untuk dilakukan pengecekan surat permohonan dengan tujuan kesesuaian dokumen dengan realisasinya. Jika tidak sesuai, dikembalikan ke Pengguna jasa untuk disesuaikan. Jika telah sesuai akan diijinkan masuk ke area pelabuhan

3)      Supir truck memasuki area gudang dan memperlihatkan Job Slip Receiving  dan SPKBM (Surat Perintah Kerja Bongkar Muat) serta Surat Jalan kepada petugas gudang

4)      Kegiatan pembongkaran dari truck ke gudang untuk dilakukan penumpukan dapat dimulai.

5)      Petugas gudang melakukan pengawasan dan pencatatan tally sheet selama kegiatan berlangsung yang diketahui oleh pengguna jasa (PBM) dengan tujuan menghindari hal - hal yang tidak diinginkan (crossceck data).

6)      Setelah kegiatan receiving selesai maka petugas gudang mengeluarkan Slip Bukti Penerimaan Gudang/Lapangan. Untuk satu diberikan kepada pengguna jasa dan yang satu sebagai bukti untuk  pihak gudang

b.      KEGIATAN RECEIVING TL

1)      Muatan dibawa masuk area pelabuhan

2)      Supir truck menyerahkan surat jalan dan memperlihatkan SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) Pemuatan kepada petugas gate-in untuk dilakukan pengecekan surat permohonan dengan tujuan kesesuaian dokumen dengan realisasinya. Jika tidak sesuai, dikembalikan ke Pengguna jasa untuk disesuaikan. Jika telah sesuai akan diijinkan masuk ke area pelabuhan

3)      Supir truck memasuki area gudang dan memperlihatkan Job Slip Receiving  dan SPKBM (Surat Perintah Kerja Bongkar Muat) serta Surat Jalan kepada petugas gudangPetugas foreman dan petugas gudang melakukan pengawasan dan pencatatan tally sheet selama kegiatan muat di kapal berlangsung dengan tujuan untuk mengetahui realisasi barang yang dimuat, apabila ada barang yang tidak termuat pada kapal tesebut maka diikutkan kapal selanjutnya.

4)      Setelah kegiatan receiving selesai maka petugas gudang  segera membuatkan Laproan Kerja Bongkar Muat dan  Bukti Pemakaian Dermaga untuk diberikan kepada Pengguna jasa untuk selanjutnya dapat menyelesaikan administrasi keuangan.

2.       DELIVERY

a.       KEGIATAN DELIVERY DARI GUDANG/LAPANGAN menuju Kapal

1)      Pengguna jasa mengajukan SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) Pengeluaran Barang pada Unit Operasi Terminal dilampiri delivery order;

2)      Unit Operasi Terminal melakukan pengecekan dokumen, Jika tidak sesuai Unit Operasi Terminal mengembalikan kepada pengguna jasa untuk disesuaikan

3)      Atas permohonan pengeluaran barang Unit Operasi Terminal melaksanakan perhitungan biaya dan pengguna jasa melakukan pembayaran sebelum pelaksanaan kegiatan

4)      Setelah menerima pembayaran, PT Pelindo III (Persero) mencetak nota lunas dan job order pengeluaran barang untuk diberikan kepada Pengguna jasa;

5)      Pengguna jasa menyerahkan job order pengeluaran barang dilampiri dokumen pendukung kepada petugas gudang / lapangan untuk proses pengeluaran barang, jika tidak sesuai, petugas gudang / lapangan akan mengembalikan kepada pengguna jasa untuk disesuaikan. Jika sesuai petugas gudang / lapangan akan melakukan pengeluaran barang dan menerbitkan surat pengantar serta menerbitkan Job Slip Pengeluaran Barang dari Gudang

6)      Pengguna jasa membawa keluar Barang dari gudang menuju dermaga (cargodoring)  untuk dimuat ke kapal (stevedoring)

7)      Petugas Gudang bersama foreman melakukan pengawasan dan pencatatan tally sheet selama kegiatan berlangsung dengan tujuan agar kegiatan dapat terealisasikan sesuai dengan permohonan. Bila ada muatan yang tidak termuat maka dapat diukutkan dengan kapal berikutnya yang memiliki tujuan sama.

b.      KEGIATAN DELIVERY DARI GUDANG/LAPANGAN menuju Truck untuk dibawa Keluar

1)      Pengguna jasa mengajukan SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) pada Unit Operasi Terminal dilampiri delivery order;

2)      Unit Operasi Terminal melakukan pengecekan dokumen, Jika tidak sesuai Unit Operasi Terminal mengembalikan kepada pengguna jasa untuk disesuaikan

3)      Atas permohonan pengeluaran barang Unit Operasi Terminal melaksanakan perhitungan biaya dan pengguna jasa melakukan pembayaran sebelum pelaksanaan kegiatan

4)      Setelah menerima pembayaran, PT Pelindo III (Persero) mencetak nota lunas dan job order pengeluaran barang untuk diberikan kepada Pengguna jasa;

5)      Pengguna jasa menyerahkan job order pengeluaran barang dilampiri dokumen pendukung kepada petugas gudang / lapangan untuk proses pengeluaran barang, jika tidak sesuai, petugas gudang / lapangan akan mengembalikan kepada pengguna jasa untuk disesuaikan. Jika sesuai petugas gudang / lapangan akan melakukan pengeluaran barang dan menerbitkan surat pengantar serta menerbitkan Job Slip Pengeluaran Barang dari Gudang

6)      Pengguna jasa membawa Barang keluar ke Gate Out menyerahkan surat pengantar, dilakukan pengecekan dokumen atas fisik barang oleh petugas Gate Out;

7)      Jika dokumen tidak sesuai dengan kesesuaian barang, maka petugas Gate mengembalikan ke Pengguna jasa untuk dilakukan perbaikan;

8)      Jika sesuai, petugas Gate Out meng-entry data barang dan menyerahkan dokumen kembali ke Pengguna jasa dan dilaksanakan pengeluaran barang

c.       DELIVERY DARI TRUCK LOSSING (dari atas Kapal langsung Keluar Pelabuhan)

Untuk kapal yang berkegiatan tanpa menggunakan lapangan/ruang penumpukan maka :

1)      Pengguna jasa tetap membuat SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) Pemuatan/Bongkar surat tersebut menyatakan dapat berkegiatan di terminal mirah.

2)      Setelah Pengguna jasa menyelesaikan administrasi dan pelunasan maka kegiatan dapat dilaksanakan

3)      Pengguna jasa harus melaporkan kegiatannya kepada terminal pada setiap siftnya.

4)      Pengguna jasa menyerahkan SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) Pemuatan/Bongka dan job order pengeluaran barang dilampiri dokumen pendukung lainnya kepada petugas gudang / lapangan untuk proses pengeluaran barang, jika tidak sesuai, petugas gudang / lapangan akan mengembalikan kepada pengguna jasa untuk disesuaikan. Jika sesuai petugas gudang / lapangan akan melakukan pengeluaran barang dan menerbitkan surat pengantar

5)      Pengguna jasa membawa Barang keluar ke Gate Out menyerahkan surat pengantar, dilakukan pengecekan dokumen atas fisik barang oleh petugas Gate Out;

6)      Jika dokumen tidak sesuai dengan kesesuaian barang, maka petugas Gate mengembalikan ke Pengguna jasa untuk dilakukan perbaikan;

7)      Jika sesuai, petugas Gate Out meng-entry data barang dan menyerahkan dokumen kembali ke Pengguna jasa dan dilaksanakan pengeluaran barang dari area pelabuhan.

PELAYANAN MUATAN DALAM PETIKEMAS

Menurut buku Manajemen Kepelabuhanan  karangan Dr.D.A. Lasse, S.H., M.M. menyatakan bahwa Sistem angkutan peti kemas membawa perubahan radikal terhadap sistem transportasi laut. Terdapat beberapa hal yang menjadi alasan mengapa pemilik barang menggunakan sistim angkutan peti kemas ini, salah satu hal tersebut adalah keselamatan dan keamanan barang yang lebih terjamin.

        A.     Terminal Peti Kemas

Terminal peti kemas yang melayani kapal dan muatan tentunya ikut menyesuaikan kapasitas terpasang berupa dermaga, lapangan, peralatan termasuk aksesibilitas bagi kapal dengan draft yang semakin dalam. Alat – alat bongkar muat berukuran konvensional atau semi sudah tidak lagi sesuai, mengingat ketinggian (lifting height)  dan lebar kapal (out reach) semakin bertambah.

Berlainan dengan terminal break – bulk  yang tidak memungkinkan penumpukan barang muatan di dermaga, terminal peti kemas justru menyediakan lapangan penumpukan (container stacing yard) di water front atau di dermaga berhadapan dengan kapal

KONFIGURASI TERMINAL

Keterangan :

( 1)   Waterfront

( 2)   Dermaga diatas mana terpasang rel dan quay container crane

( 3)   Marshalling area untuk penerimaan sementara muatan impor dan persiapan muatan ekspor

  4)   Stacking area untuk menumpuk peti kemas ekspor dan impor

( 5)   Container freight station atau gudang

( 6)   Diluar front gate terbentang acces road  dua arah masing – masing dua jalur

( 7)   Dilingkar paling luar terpasang dua jalur rel kereta api

( 8)   Lapangan penumpukan muatan kereta api tujuan ekspor dan hinterland.

Peralatan yard cranes terdiri dari RTG, lift truck,dan head – chassis dapat manouver dengan aman teratur melalui jalur yang ditentukan. Prinsip kerja sistem terminal peti kemas seperti pada gambar tersebut dibawah.

LALULINTAS PETI KEMAS DI TERMINAL

Pada gambar tersebut diatas terdapat empat macam pergerakan peti kemas sejakturun dari kapal sampai keluar gate atau sebaliknya sejak masuk dari gate sampai naik ke atas kapal. Keempat macam pergerakan dimaksud adalah (a) pergerakan antara kapal dengan lapangan (stacking yard), (b) pergerakan antara lapangan dengan  gate keluar atau masuk, (c) pergerakan sifting  di dalam (tanpa keluar) lapangan, dan (d) pergerakan antara lapangan dengan angkutan kereta api.  

    B.   Operasi Receipt and Delivery

Setelah importir menerima Delivery order (DO) dari pelayaran dan menyelesaikan kewajiban kepada negara hingga mendapat fiat bea – cukai (customs clearance) berupa Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPBB), maka urusan persetujuannya ialah ke terminal peti kemas.

Importir menyelesaikan kewajibannya di TPK hingga menerima nota lunas berikut Surat Penyerahan Peti Kemas (SP2). Petugas lapangan memeriksa segel, kecocokan posisi dan identitas peti kemas, selanjutnya perintahkan yard crane  untuk  lift on  peti kemas ke atas trailer yang disediakan importir. Trailer mengangkut peti kemas keluar terminal melalui pemeriksaan di GATO (gate out). Petugas operasioanal lapangan melakuakan data entry peti kemas yang diserahkan/diterima oleh importir.

KEGIATAN RECEIPT & DELIVERY

     C.     Pergudangan (CFS)

Container Freight Station (CFS), terdiri dari bangunan gudang dan lapangan untuk memberikan layanan jasa sebagai pusat distribusi peti kemas atau container distribution center (CDC) dan pusat konsolidasi peti kemas atau container consolidation center (CCC). Sebagai CDC, CFS berfungsi melaksanakan delivery  barang muatan peti kemas bersetatus LCL – LCL dan FCL – LCL. Sedangkan sebagai CCC, CFS berfungsi melakukan receiving barang muatan peti kemas bersetatus LCL – LCL dan LCL – FCL. Gambar tersebut dibawah ini (a) menjelaskan aktivitas penanganan barang masuk untuk dikonsolidasikan di CFS dan (b) aktivitas barang keluar CFS untuk distribusi kepada penerima (consigne).

(a) Penerimaan barang di CFS

(b)   Pendistribusian Barang ex LCL

Pada gambar (b) diatas ditunjukkan pula aktivitas penyerahan barang di CDC kepada consigne. Barang yang keluar dari CDC hanyalah barang yang dilindungi dokumen SPPB dari Bea Cukai, DO dari pelayaran, dan SP2 didukung dengan nota lunas dari CDC, Nota Lunas dikeluarkan setelah pembayaran jasa gudang/lapangan sesuai dengan Bukti Pemakaian Barang Penumpukan (BPRP).

Consigne  atau yang diwakili oleh Freight Forwarder  mengambil barang dalam bentuk break bulk  yang tidak lagi berada dalam peti kemas. Troughtput pada sistem angkutan peti kemas ex LCL dihitung sebagai barang break bulk atau general cargo dalam satuan Ton.

    D.     Pelayanan Overbregen

Pemindahan barang impor yang kwajiban kepabeannya belum diselesaikan dari suatu Tempat Penimbunan Sementara (TPS) yakni terminal peti kemas di pelabuhan ke Tempat Penimbunan Sementara lainnya di wilayah pabean, dinamakan Over Bregen  (OB). Undang – Undang Kepabeanan mengatur OB dengan menyatakan bahwa “Dalam hal tertentu, barang impor dapat ditimbun di tempat lainnya yang diperlakuakn sama dengan tempat penimbunan sementara” disertai penjelasan berikut:

“yang dimaksud dalam hal tertentu yaitu apabila penimbunan di tempat penimbunan sementara tidak dapat dilakukan seperti kongesti, kendala teknis penimbunan, sifat barang, atau sebab lain sehingga tidak memungkinkan barang impor ditimbun. Termasuk dalam pengertian ini yaitu pemberian fasilitas penimbunan selain di tempat penimbunan sementara dengan tujuan untuk menghindari beban biasa penumpukan yang mungkin atau yang telah timbul selama dalam proses pemenuhan kwajiban pabean. Ketentuan yang berlaku pada tempat penimbunan sementara berlaku di tempat lain yang dimaksud pada ayat ini.” (Undang – Undang Nomor 17 Tahun 2006 tentang Kepabeanan, pasal 10A (6))

Jenis jasa OB adalah (a) OB Consignee; (b) OB LCL; (c) OB Karantina; (d) OB Barang Berbahaya; (e) OB Lapangan; dan (f) Pemindahan dari TPS ke Tempat Penimbunan Pabean (TPP).

(   a)    OB Consignee atau OB – C adalah pemindahan peti kemas dari TPS ke DP3 atas permintaan Consignee.

(    b)   OB LCL atau OB – L adalah pemindahan peti kemas dari TPS ke DP3 karena peti kemas tersebut berstatus Less than Container Load  yang membutuhkan gudang CFS untuk stripping atas permintaan pelayaran.

(    c)    OB Karantina atau OB – Q adalah pemindahan peti kemas dari TPS ke DP3 Khusus pengawasan dari dinas Karantina Ikan (KI), Karantina Hewan (KH), dan Karantina Tumbuhan (KT) atas permintaan dinas atau balai karantina yang berkepentingan.

(   d)   OB Barang Berbahaya atau OB – BB adalalah pemindahan peti kemas dari TPS ke DP3 yang ditunjuk karena status hazardous cargo sehingga membutuhkan tempat khusus yang aman.

(   e)    OB Lapangan atau OB – X adalah pemindahan peti kemas dari TPS ke DP3 karena alasan Yard Occupancy Ratio di terminal peti kemas sudah melampaui batas tertentu yang ditetapkan (ie. 65%) sehingga untuk menghindari kepadatan di CY perlu ada pemindahan ke tempat lain.

(    f)    OB Pabean atau OB – BC adalah pemindahan peti kemas dari TPS ke gudang pabean atau Tempat Penimbunan Pabean (ibid, pasal 1(1) butir 18) atas permintaan instansi Bea Cukai karena alasan masa timbun di TPS sudah melampaui batas tertentu (ie.30 hari) semenjak peti kemas dibongkar dari kapal. Barang – barang OB – BC pada prinsipnya adalah barang bermasalah seperti barang tak bertuan, barang dikuasai negara, dan barang yang menjadi milik negara menurut Undang – Undang Kepabeanan.

Alasan operasional pemindahan barang (OB) dari terminal pada dasarnya adalah karena keterbatasan fasilitas CY di terminal. CY yang melampaui batas maksimum utilisasi (YOR) tidak dapat menampung lebih banyak lagi peti kemas yang tiba kemudian. Tingkat Utilisasi CY adalah presentase antara jumlah peti kemas yang berada di CY dalam satuan TEUs dengan kapasitas tersedia CY dalam satuan TEUs.