dalam keiatan pelayanan barang di gudang hal yang terelbih dahulu harus diketahui adalah mengenai jenis, sifat, dan jumlah barang yang akan dilayani. Pada post selanjutnya akan dibahas mengenai barang atau muatan.
Baiklah ini adalah sistem dan prosedur serta proses pelayanan barang yang dilakukan di gudang pelabuhan (gudang lini 1 )
A. PERENCANAAN KEGIATAN PELAYANAN BARANG
1. Pengguna
Jasa telah memiliki ikatan kerja sama dengan peerusahaan pengelola pelabuhan dalam hal ini PT Pelabuhan Indonesia (Persero) selanjutnya pengguna jasa menyerahkan surat permohonan inslag kepada petugas gudang untuk diplotkan
posisi barang sesuai ketersediaan ruang didalam gudang.
2.
Petugas
gudang merencanakan tempat (vak) sesuai ketersediaan ruang didalam gudang.
Perhitungan dasar dari persiapan ruang penumpukan
adalah menentukan kemampuan daya pikul maksimum ruangan penumpukan yang
tersedia (Holding Capacity).
Langkah yang perlu diketahui sebelum menghitung
Holding Capacity :
a.
Mengetahui
jumlah dan jenis barang yang akan dibongkar atau yang akan dimuat
b.
Menghitung
Jumlah barang yang menggunakan angkutan langsung (truck lossing)
c. Mengetahui jenis fasilitas penumpukan yang dibutuhkan
untuk barang barang yang akan ditangani (jenis barang, jenis kemasan, lamanya
waktu penumpukan, dan tindakan pengawasan yang diperlukan)
Setelah
dapat diperkirakan ruang penumpukan yang akan digunakan berdasarkan
factor-faktor tersebut di atas maka selanjutnya perlu dihitung holding capacity
dari ruangan tersebut dengan mendahulukan terlebih dahulu factor-faktor yang
mempengaruhi :
a.
The
usable StorageArea atau luas lantai yang tersedia untuk ruang penumpukan
tersebut.
|
Luas
lantai keseluruhan – luas area yang tidak dapat digunakan untuk penumpukan
|
b.
The
Stacking Height of Cargo atau batas maksimum ketinggian susunan barang yang
dapat dicapai.
|
Bergantung
pada kemampuan daya tahan lantai terhadap beban dan batas ketinggian
dinding gudang (± 2 – 3 m )
|
c.
The
Stowage Factor of The Cargo adalah ukuran untuk menentukan berapa banyak muatan
(dalam kubik) yang dibutuhkan untuk mencapai berat muatan sebesar 1 ton.
d.
Shed
Throughput (STP) / daya lalu gudang yaitu jumlah tonanase barang yang rata rata
dapat ditampung untuk setiap m2 luas gudang selama jangka waktu tertentu
(Ton/M2/Tahun)
|
STP =
Jumlah barang yang melalui gudang : luas gudang efektif
Luas
gudang efektif rata rata sebesar 80% dari luas gudang
|
3.
Petugas
gudang menyerahkan nomor vak sesuai ketersediaan ruang didalam gudang kepada
pengguna jasa.
4.
Pengguna
jasa menyerahkan nomor vak/rencana pengeplotan tersebut ke petugas perencanaan
terminal sebagai dasar untuk dibuatkan SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja)
Penumpukan dan proses kegiatan ini dilakukan minimal H-3 sebelum kegiatan
inslag/uinslag dimulai
5.
Pengguna
jasa melakukan pembayaran dan pelunasan EPB dan segala keperluan keuangan
6.
Pengguna
jasa menyelesaikan pembayaran dan pelunasan maka Divisi Keuangan mengeluarkan BPJK
(Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhan)
7. Pembayaran diselesaikan dan pengguna jasa memperoleh
BPJK (Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhan) maka SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja)
diterbitkan oleh petugas perencanaan terminal dan diserahkan kepada pengguna
jasa untuk bisa melakukan kegiatan.
B. PROSES KEGIATAN
RECEIVING dan DELIVERY
Receiving dan Delivery adalah kegiatan penerimaan dan
penyerahan barang dari gudang/lapangan penumpukan barang daerah Lini I dan
menyusun ke atas kendaraan truck dipintu gudang/lapangan penumpukan barang Lini
I atau sebaliknya untuk seterusnya disampaikan kepada shipper/consigne.
1. RECEIVING
(PENERIMAAN BARANG)
a.
KEGIATAN RECEIVING MELALUI GUDANG
1)
Muatan
dibawa masuk area pelabuhan
2) Supir truck menyerahkan surat jalan dan memperlihatkan
SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) Pemuatan kepada petugas gate-in untuk dilakukan
pengecekan surat permohonan dengan
tujuan
kesesuaian dokumen dengan
realisasinya. Jika tidak sesuai, dikembalikan ke Pengguna jasa
untuk disesuaikan. Jika telah sesuai akan diijinkan masuk ke area pelabuhan
3)
Supir
truck memasuki area gudang dan memperlihatkan Job Slip Receiving dan SPKBM (Surat Perintah Kerja Bongkar Muat)
serta Surat Jalan kepada petugas gudang
4)
Kegiatan
pembongkaran dari truck ke gudang untuk dilakukan penumpukan dapat dimulai.
5)
Petugas
gudang melakukan pengawasan dan pencatatan tally sheet selama kegiatan
berlangsung yang diketahui oleh pengguna jasa (PBM) dengan tujuan menghindari
hal - hal yang tidak diinginkan (crossceck data).
6)
Setelah
kegiatan receiving selesai maka petugas gudang mengeluarkan Slip Bukti
Penerimaan Gudang/Lapangan. Untuk satu diberikan kepada pengguna jasa dan yang
satu sebagai bukti untuk pihak gudang
b.
KEGIATAN
RECEIVING TL
1)
Muatan
dibawa masuk area pelabuhan
2)
Supir
truck menyerahkan surat jalan dan memperlihatkan SPMK (Surat Perintah Mulai
Kerja) Pemuatan kepada petugas gate-in untuk dilakukan
pengecekan surat permohonan dengan
tujuan
kesesuaian dokumen dengan
realisasinya. Jika tidak sesuai, dikembalikan ke Pengguna jasa
untuk disesuaikan. Jika telah sesuai akan diijinkan masuk ke area pelabuhan
3)
Supir
truck memasuki area gudang dan memperlihatkan Job Slip Receiving dan SPKBM (Surat Perintah Kerja Bongkar Muat)
serta Surat Jalan kepada petugas gudangPetugas foreman dan petugas gudang
melakukan pengawasan dan pencatatan tally sheet selama kegiatan muat di kapal
berlangsung dengan tujuan untuk mengetahui realisasi barang yang dimuat, apabila
ada barang yang tidak termuat pada kapal tesebut maka diikutkan kapal
selanjutnya.
4)
Setelah
kegiatan receiving selesai maka petugas gudang
segera membuatkan Laproan Kerja Bongkar Muat dan Bukti Pemakaian Dermaga untuk diberikan
kepada Pengguna jasa untuk selanjutnya dapat menyelesaikan administrasi
keuangan.
2.
DELIVERY
a.
KEGIATAN
DELIVERY DARI GUDANG/LAPANGAN menuju Kapal
1)
Pengguna jasa mengajukan SPMK
(Surat Perintah Mulai Kerja) Pengeluaran Barang pada Unit Operasi
Terminal dilampiri delivery order;
2)
Unit Operasi Terminal
melakukan pengecekan dokumen, Jika tidak sesuai Unit Operasi Terminal
mengembalikan kepada pengguna jasa untuk disesuaikan
3)
Atas permohonan pengeluaran
barang Unit Operasi Terminal melaksanakan perhitungan biaya dan pengguna jasa
melakukan pembayaran sebelum pelaksanaan kegiatan
4)
Setelah menerima pembayaran, PT Pelindo III (Persero) mencetak
nota lunas dan job order pengeluaran
barang untuk diberikan kepada Pengguna jasa;
5)
Pengguna jasa menyerahkan job order pengeluaran barang dilampiri
dokumen pendukung kepada petugas gudang / lapangan untuk proses pengeluaran
barang, jika tidak sesuai, petugas gudang / lapangan akan mengembalikan kepada
pengguna jasa untuk disesuaikan. Jika sesuai petugas gudang / lapangan akan
melakukan pengeluaran barang dan menerbitkan surat pengantar serta menerbitkan Job Slip Pengeluaran
Barang dari Gudang
6)
Pengguna
jasa membawa keluar Barang dari gudang menuju dermaga (cargodoring) untuk dimuat ke
kapal (stevedoring)
7)
Petugas
Gudang bersama foreman melakukan pengawasan dan pencatatan tally sheet selama
kegiatan berlangsung dengan tujuan agar kegiatan dapat terealisasikan sesuai
dengan permohonan. Bila ada muatan yang tidak termuat maka dapat diukutkan
dengan kapal berikutnya yang memiliki tujuan sama.
b.
KEGIATAN
DELIVERY DARI GUDANG/LAPANGAN menuju Truck untuk dibawa Keluar
1)
Pengguna jasa mengajukan SPMK
(Surat Perintah Mulai Kerja) pada Unit Operasi Terminal dilampiri delivery order;
2)
Unit Operasi Terminal melakukan pengecekan dokumen, Jika tidak
sesuai Unit Operasi Terminal mengembalikan kepada pengguna jasa untuk
disesuaikan
3)
Atas permohonan pengeluaran barang Unit Operasi Terminal
melaksanakan perhitungan biaya dan pengguna jasa melakukan pembayaran sebelum
pelaksanaan kegiatan
4)
Setelah menerima pembayaran, PT Pelindo III (Persero) mencetak
nota lunas dan job order pengeluaran
barang untuk diberikan kepada Pengguna jasa;
5)
Pengguna jasa menyerahkan job
order pengeluaran barang dilampiri dokumen pendukung kepada petugas gudang
/ lapangan untuk proses pengeluaran barang, jika tidak sesuai, petugas gudang /
lapangan akan mengembalikan kepada pengguna jasa untuk disesuaikan. Jika sesuai
petugas gudang / lapangan akan melakukan pengeluaran barang dan menerbitkan
surat pengantar serta
menerbitkan Job Slip Pengeluaran Barang dari Gudang
6)
Pengguna jasa membawa Barang keluar ke Gate Out menyerahkan surat pengantar, dilakukan pengecekan dokumen
atas fisik barang oleh petugas Gate Out;
7)
Jika dokumen tidak sesuai dengan kesesuaian barang, maka petugas
Gate mengembalikan ke Pengguna jasa untuk dilakukan perbaikan;
8)
Jika sesuai, petugas Gate
Out meng-entry data barang dan
menyerahkan dokumen kembali ke Pengguna jasa dan dilaksanakan pengeluaran
barang
c.
DELIVERY
DARI TRUCK LOSSING (dari atas Kapal langsung Keluar Pelabuhan)
Untuk kapal yang berkegiatan tanpa menggunakan
lapangan/ruang penumpukan maka :
1)
Pengguna
jasa tetap membuat SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) Pemuatan/Bongkar surat
tersebut menyatakan dapat berkegiatan di terminal mirah.
2)
Setelah
Pengguna jasa menyelesaikan administrasi dan pelunasan maka kegiatan dapat
dilaksanakan
3)
Pengguna
jasa harus melaporkan kegiatannya kepada terminal pada setiap siftnya.
4) Pengguna
jasa menyerahkan SPMK
(Surat Perintah Mulai Kerja) Pemuatan/Bongka dan job order
pengeluaran barang dilampiri dokumen pendukung lainnya kepada petugas gudang /
lapangan untuk proses pengeluaran barang, jika tidak sesuai, petugas gudang /
lapangan akan mengembalikan kepada pengguna jasa untuk disesuaikan. Jika sesuai
petugas gudang / lapangan akan melakukan pengeluaran barang dan menerbitkan
surat pengantar
5)
Pengguna jasa membawa Barang
keluar ke Gate Out menyerahkan surat
pengantar, dilakukan pengecekan dokumen atas fisik barang oleh petugas Gate Out;
6) Jika
dokumen tidak sesuai dengan kesesuaian barang, maka petugas Gate mengembalikan
ke Pengguna jasa untuk dilakukan perbaikan;
7)
Jika sesuai, petugas Gate Out meng-entry data barang dan menyerahkan dokumen kembali ke Pengguna jasa
dan dilaksanakan pengeluaran barang dari area pelabuhan.